Amt für Hochschulen, 1961-2014 (Fonds)

Archive plan context

 
Title:Amt für Hochschulen
 

Identification area

Abbreviations:AHS
 

Area of information

Period of Existence:from 1999
Creation date(s):1961 - 2014
Geographical information:Davidstrasse 31, 9001 St.Gallen
Rechtsform:Amt
Rechtsgrundlagen:Bund:
- Bundesgesetz vom 8. Oktober 1999 über die Förderung der Universitäten und über die Zusammenarbeit im Hochschulbereich (SR 414.20; Universitätsförderungsgesetz UFG)
- Verordnung vom 13. März 2000 zum Universitätsförderungsgesetz (SR 414.201)
- Bundesgesetz vom 6. Oktober 1995 über die Fachhochschulen (SR 414.71)
- Verordnung vom 11. September 1996 über Aufbau und Führung von Fachhochschulen (SR 414.711)

Kanton:
- Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1)
- Gesetz über die Universität St.Gallen vom 26. Mai 1988 (sGS 217.11)
- Gesetz über die Pädagogische Hochschule des Kantons St.Gallen vom 19. April 2006 (sGS 216.0)

Interkantonale Vereinbarungen:
- Interkantonale Universitätsvereinbarung vom 20. Februar 1997 (sGS 217.81)
- Interkantonales Konkordat über universitäre Koordination vom 9. Dezember 1999 (sGS 217.91)
- Interkantonale Fachhochschulvereinbarung (FHV) ab 2005 vom 12. Juni 2003 (sGS 234.031)
- Vereinbarung über die Hochschule Rapperswil vom 19. September 2000 (sGS 234.211)
- Vereinbarung über die Interkantonale Fachhochschule St.Gallen vom 16. März 1999 (sGS 234.61)
- Interkantonale Vereinbarung über die Hochschule für Heilpädagogik Zürich vom 21. September 1999 (sGS 211.61)
- Vereinbarung über die Hochschule für Technik Buchs vom 20. Juni 1968 (sGS 234.111)
(Amts-)Leitung:Rolf Bereuter (1999-)
Behördengeschichte:Das heutige Amt für Hochschulen (AHS) wurde erstmals im Staatskalender 1972-76 (mit Stand vom 1.1.1973) als Abteilung Mittelschule / Hochschule aufgeführt. Es ist seit jeher dem früheren Erziehungs- und nunmehrigen Bildungsdepartement angegliedert. Die Umbenennung im Jahr 1996 in Amt für Mittel- und Hochschulen dokumentiert nicht nur einen Stufenwechsel in der Departementshierarchie, sondern verweist auch auf den zunehmenden Ausbau der Tertiärbildung im Kanton: "Die Zahl der Absolventen und Absolventinnen von Berufs- und Mittelschulen, Fachhoch- und Hochschulen explodierte förmlich." (Sankt-Galler Geschichte 2003, Bd. 8, S. 71; die Aussage bezieht sich auf den Zeitraum 1970-2000.) Die Lehrerbildung wurde im Namen des Amtes zwar auch jetzt nicht gesondert ausgewiesen, sie gehörte jedoch ebenso zu den Aufgaben. Das Amt für Mittel- und Hochschulen umfasste Mitte der 1990er Jahre folgende vier Abteilungen: Abteilung Hochschulen, Abteilung Mittelschulen, Abteilung Studien- und Berufsberatung sowie die Abteilung Interstaatliche Maturitätsschule für Erwachsene (ISME).
1999 wurde der Bereich Hochschulen herausgelöst und dem Generalsekretariat als Dienst für Hochschulen (HD) unter der Leitung von Rolf Bereuter angegliedert. War der HD ursprünglich ausschliesslich für die Universität zuständig, so kamen bald die Höheren Fachschulen (später fusioniert zu den Fachhochschulen) zum Verantwortungsbereich dazu.
2003 schliesslich wurde der Dienst für Hochschulen zum Amt für Hochschulen. Die Amtsleitung wurde Rolf Bereuter übertragen. Das AHS ist heute zuständig für folgende Institutionen (Stand 2012) :
- Universität St.Gallen
- Pädagogische Hochschule St.Gallen (PHSG)
- FHS St.Gallen, Hochschule für Angewandte Wissenschaften
- HSR Rapperswil, Hochschule für Technik Rapperswil (HSR)
- NTB Buchs, Hochschule für Technik Buchs (NTB)
Seit 2000 ist das AHS ebenfalls zuständig für das interkantonale Konkordat betreffend der Hochschule für Heilpädagogik Zürich (HfH).
Range of activity:Die Aufgaben, Dienstleistungen und Aktivitäten des AHS:

Aufsicht und Interessenvertretung:
- Einsitznahme in Hochschulräten und weiteren zentralen Gremien im Hochschulbereich.
- Vertretung der Trägerinteressen des Kantons bei den Hochschulen; zu den Trägerinteressen gehören u.a. die Angebotssteuerung, die Einhaltung der Leistungsvereinbarungen, das Kostenbewusstsein und die Übereinstimmung mit der St.Galler Hochschulpolitik bzw. den kantonal-rechtlichen Rahmenbedingungen.
- Vertretung des Bildungsdepartementes in interkantonalen Gremien zu (Fach-) Hochschulbelangen (Dienstchefs der Schweizerischen Universitätskonferenz, Begleitgruppe Kommission FHV , Stiftung SWITCH ).
- Vertretung des Kantons St.Gallen in der Kommission Bildung, Wissenschaft und Forschung der Internationalen Bodenseekonferenz (IBK); das AHS vertritt hier sämtliche Schulbereiche des Kantons.

Beratung und (Führungs-)Unterstützung:
- Beratung und Unterstützung der Hochschulen in leistungsbezogenen, finanziellen, personellen, rechtlichen und organisatorischen Belangen.
- Führen des Sekretariats des Hochschulrats der Pädagogischen Hochschule St.Gallen.

Unterstützung von Regierung, Departement und Parlament:
- Vorbereitung von Regierungs- und Kantonsratsgeschäften im Hochschulbereich.
- Bearbeitung von parlamentarischen Vorstössen im Hochschulbereich.
- Bearbeitung von Hochschulratsgeschäften für die Hochschulratssitzungen und Weiterbearbeitung der Geschäfte zur Vorlage an Regierung und Kantonsrat.
- Planung von Hochschulbauten in Zusammenarbeit mit dem Baudepartement.

Erbringung von Dienstleistungen:
- Vorbereitung der jährlichen Leistungsaufträge für Universität und PHSG zuhanden der Regierung sowie Bereitstellung der finanziellen Mittel für die Hochschulen (über den üblichen Budgetprozess – d.h. vom Kantonsrat zu bewilligende – Staatsbeiträge).
- Erstellung des Voranschlags und des Finanzplans v.a. über die Hochschulen des Kantons und die vom Amt den Institutionen vergüteten Schulgelder.
- Sicherstellung des Beteiligungscontrollings im Bereich der Hochschulen.
- Abrechnung der Interkantonalen Universitätsvereinbarung (IUV) sowie Prüfung der Studierendenherkunft und -semester: Die Erziehungsdirektorenkonferenz stellt dem AHS als Übersichts- bzw. Kontrollinstrument eine Studierendenliste zur Verfügung. Durch das AHS erfolgt eine Prüfung. Das AHS überweist die Beiträge gemäss der Interkantonalen Universitätsvereinbarung (IUV) für jene Studierenden, welche zum Zeitpunkt ihrer Matura den gesetzlichen Wohnsitz im Kanton St.Gallen hatten.
- Abrechnung der Interkantonalen Fachhochschulvereinbarung (FHV) sowie Prüfung der Studierendenherkunft und -leistungen: Die Rechnungen für die Beiträge gemäss der Interkantonalen Fachhochschulvereinbarung (FHV) werden dem AHS direkt von den Fachhochschulen zugestellt. Durch das AHS erfolgt eine Prüfung. Für die Auszahlungen, die durch das AHS ausgelöst werden, kommen je nach Voraussetzung unterschiedliche Kriterien zum Tragen (u.a. Wohnsitz im Kanton St.Gallen, erbrachte Studienleistungen [ECTS-Punkte] ).
- Abwicklung des Subventionswesens; das AHS leitet die Subventionsgesuche der Universität und die Abrechnungen über die Sachinvestitionen an den Bund weiter.
- Durchführung von Projekten wie beispielsweise der Aufbau des Fachbereichs Gesundheit an der Fachhochschule St.Gallen oder die Fusion der PHSG.
Administrative structures:Das AHS ist eines von fünf Ämtern des Bildungsdepartementes. Der Amtsleiter untersteht direkt der Departementsleitung. Das Amt ist mit 445 Stellenprozenten dotiert, welche sich 6 Mitarbeitende teilen (Stand August 2012).
Parallelüberlieferungen:Kanton:
- Jahresberichte der Hochschulen: Die Jahresberichte enthalten i.d.R. die Gesamt- oder Betriebsrechnung und Angaben zur Herkunft der Studierenden nach Kanton.
- Amts-/Geschäftsbericht der Regierung: Der Amtsbericht des AHS fliesst in die Berichterstattung der Regierung ein und wird nicht separat publiziert.
- Rechnung des Kantons St.Gallen – Interne Version: Unter der Kostenstelle 423 AHS findet sich das Aufwands- und Ertragstotal des Amtes, der Universität und der Fachhochschulen sowie der Interkantonalen Beiträge gemäss IUV und FHV.
Separat und detaillierter ausgewiesen sind die Rechnungen der Universität St.Gallen, der Interstaatlichen Hochschule für Technik Buchs, der Hochschule für Technik Rapperswil, der FHS St.Gallen, Hochschule für Angewandte Wissen-schaften und der Pädagogischen Hochschule St.Gallen.
- Parlaments- und Regierungsbeschlüsse zum Hochschulbereich
- Staatskanzlei: Die Staatkanzlei veröffentlicht gewisse Reglemente der Bildungsinstitutionen (Gesetzessammlung; Gallex).
- Baudepartement; Hochbauamt: Zusammenarbeit im Bereich der Planung von Hochschulbauten.
- Fachstelle für Statistik: Das AHS ist derzeit mit der Fachstelle in Kontakt bezüglich den Daten / Indikatoren, welche die Fachstelle für ihre Statistik(en) vom AHS übernehmen wird.

Bund und interkantonale Zusammenarbeit:
- Bundesamt für Statistik: Das Bundesamt für Statistik veröffentlicht online eine Reihe von Statistiken / Indikatoren zur Tertiärstufe.
- Fachhochschule Ostschweiz (FHO): Zusammenarbeit bei der Koordination im Bereich der Fachhochschulen St.Gallen, Rapperswil, Buchs und Chur. Die FHO als Holdingstruktur musste aufgrund eines Bundesratsbeschlusses geschaffen werden. AHS und FHO stehen in ständigem Kontakt und Austausch.
- Staatssekretariat für Bildung und Forschung (SBF): Parallelüberlieferung im Bereich Sachinvestitionsgeschäfte und Bundessubventionen; die Grundbeiträge für die Studierenden werden vom Bund finanziert.
- Schweizerische Universitätskonferenz (SUK): Die Konferenz widmet sich u.a. der gesamtschweizerischen Koordination im Bereich der universitären Hochschulen.
- Schweizerische Konferenz der kantonalen Erziehungsdirektoren (EDK): Zusammenarbeit in den Bereichen Lehrerbildung, Interkantonale Universitätsvereinbarung und Interkantonale Fachhochschulvereinbarung.

Die Departementsleitung bzw. der Amtsleiter AHS haben Einsitz in einer Reihe von Gremien. Sämtliche Gremien bzw. Konferenzen verfügen über einen institutionalisierten Sekretariatsdienst, der für die Führung der massgebenden Unterlagen verantwortlich zeichnet, und definierte Betreuer- bzw. Endarchive:
- Hochschulräte der PHSG, FHS St.Gallen, HSR Rapperswil, NTB Buchs und HfH Zürich: Das AHS ist jeweils stimmberechtigtes Mitglied. Der Hochschulrat der PHSG wird von der Departementsleitung präsidiert und dessen Sekretariat vom AHS geführt; der Amtsleiter des AHS amtet als Sekretär.
- Universitätsrat der Universität St.Gallen
- Schweizerische Universitätskonferenz (SUK)
- Schweizerischer Fachhochschulrat
- Kommission Interkantonale Fachhochschulvereinbarung FHV
- Begleitgruppe Kommission FHV
- Fachhochschulrat der Fachhochschule Ostschweiz (FHO)
 

Bewertung

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion:Das AHS bildet die Schnittstelle zwischen den Bildungsinstitutionen seines Zuständigkeitsbereichs, der Exekutive (Regierung, Departementsleitung) und der Legislative (Kantonsrat).
Die Amtstätigkeit hat dabei v.a. vorbereitenden (u.a. Regierungsgeschäfte), koordinierenden (u.a. Einsitz in diversen Gremien) und kontrollierenden Charakter (u.a. Interessenvertretung, Wohnsitzüberprüfung für Beiträge gemäss der Interkantonalen Vereinbarungen IUV und FHV).
Da die Bildungsinstitutionen aus dem Verantwortungsbereich des AHS selbständige öffentlich-rechtliche Anstalten darstellen, entfällt für das AHS eine diesbezügliche direkte Entscheidungs- oder Weisungsbefugnis.
Historische Kriterien:Die vom AHS (mit)erzeugten Informationen zum Hochschulwesen erlauben der Forschung vielfältige thematische Zugänge. Je nach Erkenntnisinteresse lassen sich diese innerhalb der Geschichte der Bildungspolitik, der Bildungsgeschichte oder der Universitätsgeschichte verorten. Für Forschende, welche die Institutionengeschichte mit ihren föderalen Bedingtheiten zu verknüpfen suchen, böten die in den Protokollserien beim AHS konzentrierten Unterlagen einen idealen "Single point of access". Dafür müsste allerdings eine umfassende Parallelüberlieferung in Kauf genommen werden.
Rechtliche Kriterien:Das AHS bzw. die Departementsleitung kann auf die Hochschulstruktur und Hochschulbildung Einfluss nehmen. Diese Einflussnahme geschieht primär über die Präsenz in den verschiedenen Gremien (Regierung, diverse Konferenzen und Hochschulräte) und über die Zusammenarbeit mit dem Parlament. Aufgrund der hohen Informationsdichte der Unterlagen (v.a. Protokolle) und der bereits von Dritten besorgten (Haupt-)Aktenführung bzw. Archivierung derselben (diverse Betreuerarchive), ist die Nachvollziehbarkeit des Handelns – oder besser: der Positionen – des AHS bzw. des von ihm vertretenen Kantons St.Gallen bereits anderweitig ausreichend gewährleistet. Ausgenommen von diesem Grundsatz ist der Hochschulrat der PHSG, dessen Sekretariat vom AHS besorgt wird.
Die Rechenschaftslegung im Bereich des Rechnungswesens ist über die Finanzkontrolle, die Staatsrechnung und die Rechnungen der einzelnen Bildungsinstitutionen sichergestellt
Für die Rechnungsunterlagen besteht eine grundsätzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrechts, SR 220, und der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung, SR 221.431).
Gemäss der kantonalen Finanzkontrolle können die Personalienblätter der Studierenden nach Beendigung des Studiums vernichtet werden.
Das Amt kennt keine weiteren definierten Aufbewahrungsfristen.
Vereinbarung:Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und dem Bildungsdepartement, Amt für Hochschulen, vom 31. Oktober 2012:

- Sitzungsakten und Protokolle
a) des Hochschulrates der Pädagogischen Hochschule St.Gallen: Dauernde Aufbewahrung
b) des Universitätsrates der Universität St.Gallen: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle
c) des Hochschulrates der FHS St.Gallen, Hochschule für Angewandte Wissenschaften: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle
d) des Hochschulartes der Hochschule für Technik Rapperswil (HSR): Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle
e) des Hochschulrates der Hochschule für Technik Buchs (NTB): Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle
f) des Fachhochschulrates der Fachhochschule Ostschweiz: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle
g) der Schweizerischen Universitätskonferenz: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle
h) des Schweizerischen Fachhochschulrates: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle
i) der Kommission Interkantonale Fachhochschulvereinbarung FHV: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle

- Leistungsaufträge für die Universität St.Gallen und die Pädagogische Hochschule St.Gallen: Dauernde Aufbewahrung

- Unterlagen zu Projekten
a) mit Federführung des Amtes: Angebotspflicht gegenüber dem StASG
b) ohne Federführung des Amtes: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle

- Vom AHS erstellte Statistiken: Angebotspflicht gegenüber dem StASG

- Detailakten über Geschäfte der einzelnen Hochschulen und diesbezüglicher Bereiche: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle

- Personaldossiers Professoren- und Dozentenschaft: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle

- Finanzakten: Vernichtung nach einer Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren oder gemäss Anweisung der zuständigen Revisionsstelle

- Personalienblätter und Wohnsitzbescheinigungen von St.Galler Studierenden, die an ausserkantonalen Fachhochschulen studieren: Vernichtung (nach einer mindestens bis zum Studienende dauernden Aufbewahrungsfrist)
 

Related units of description

Related units of description:siehe auch:
A 162 Erziehungsdepartement: Amt für Mittel- und Hochschulen, 1968-1993 (Bestand)

siehe auch:
A 192 Erziehungsdepartement, Abteilung Mittel- und Hochschulen: Akten, 1955-1991 (Bestand)
 

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