Sekretariat, 1953-2001.02.13 (Fonds)

Archive plan context

 
Title:Sekretariat
 

Identification area

Abbreviations:SK-SE
 

Area of information

Creation date(s):1953 - 2/13/2001
Geographical information:Regierungsgebäude, 9001 St.Gallen
Rechtsform:Amt
Rechtsgrundlagen:Wie für die gesamte Staatskanzlei sind auch für das Sekretariat von zentraler Bedeutung:
- Geschäftsreglement der Regierung und der Staatskanzlei vom 7. Dezember 1951 (sGS 141.3), Art. 34 und 35 a und e
- Kantonsratsreglement vom 24. Oktober 1979 (sGS 131.11), Art. 46
- Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1), Art. 2, 4, 32, 33, 68, 69
- Geschäftsordnung der Regierung vom 5. Mai 1997 (sGS 141.2)
- Geschäftsabwicklung der Regierung; Neuerungen im Amtsjahr 2003/04 (RRB 2003/451)

Für die Dienststelle Sekretariat kommen folgende Richtlinien und Vorgaben hinzu:
- Leitfaden Sekretariat Staatskanzlei
- Kantonale Gestaltungsrichtlinien (darin: 3. Regierungsgeschäfte, 6. Abkürzungen)
- Qualitätsstandards Sekretariat allgemein und Backoffice-Management (Personalamt des Kantons St.Gallen, Personal- und Organisationsentwicklung)
- Protokollarische Vorgaben gemäss Dienststelle Kommunikation (Anlässe), z.B. bzgl. Bezeichnungen, Sitzungsordnung, Funeralien
(Amts-)Leitung:Nathalie Bosshart
Behördengeschichte:- Langfristiger Wandel der Dienststelle und Bezeichnungen:
Entsprechend der Entwicklung des Kantons St.Gallen änderte sich auch die interne Organisation der Staatskanzlei und damit die hierarchische Stellung und Bezeichnung der heutigen Dienststelle Sekretariat. Für die anfänglich nur männlichen Mitarbeitenden wurden die Bezeichnungen Sekretär und Kanzlist (mit der Unterscheidung verschiedener Klassen) und Archivar-Registrator verwendet.

- Leitende des Sekretariates gemäss Staatskalender seit 1948:
1948 - 1963 Birchler Adolf, von Einsiedeln (Schwyz), Kanzleisekretär
1964 - 1980 René Klement, Kanzleisekretär
1981 - 1987 Ruth Müntener, Sekretariatsleitung
1988 - 1998 Trudi Paillard, Sekretariatsleitung
1999 - 2010 Nadja Stricker, Leiterin Sekretariat
2010 - 2014 Andrea Betschart, Leiterin Sekretariat
2014 - 2017 Patricia Langenegger-Loser, Leiterin Sekretariat
2017 - Nathalie Bosshart, Leiterin Sekretariat

- Entwicklung seit 2000:
2001/2002 wurde die Raumnutzung dem Sekretariat zugeordnet. Auf den 1. Januar 2004 wurden folgende Aufgabenbereiche vom Sekretariat in die neugeschaffene Dienststelle Zentrale Dienste (ZD) übertragen: Legalisaton/Rechnungsführung, Drucksachenverkauf, Standesweibel und Raumnutzung. Auf den 1. November 2007 wechselte der Aufgabenbereich Anlässe und Protokollarisches von der Dienststelle Kommunikation zur Dienststelle Sekretanat. Ende 2007 teilen sechs Mitarbeitende des Sekretariates insgesamt 550 Stellenprozente.
Range of activity:Organisatonsch ist die Staatskanzlei mit ihren Dienststellen Stabstelle von Regierung und Kantonsrat. Sie ist in folgenden Handlungsfeldern tätig:
- Unterstützung von Regierung und Parlament
- Erfüllung von departements- und verwaltungsübergreifenden Sonderaufgaben
- Bereitstellung von angemessener Infrastruktur

Das Sekretariat besorgt die Kanzleidienste und unterstützt die Sitzungsvorbereitung von Kantonsrat und Regierung. Es wirkt als allgemeine Auskunftsstelle der kantonalen Verwaltung und betreut den Geschäftsverkehr zwischen Departementen, Regierung und Kantonsrat. Das Sekretariat konzipiert, organisiert und betreut Anlässe der Regierung und des Kantonsrats und stellt die Einhaltung protokollarìscher Gepflogenheiten sicher. Während den Sessionen des Kantonsrats betreut es Gruppen von Besucherinnen und Besuchern und informiert diese über das Ratsgeschehen. Das Sekretariat unterstützt die Dienststellen der Staatskanzlei in ihrer Geschäftsführung und in der Projektarbeit. Es nimmt eine Vorbildfunktion in Genauigkeit und im Erscheinungsbild der Schriftstücke wahr. Alle Mitarbeitenden im Sekretariat arbeiten in der Geschäftsverwaltung des elektronischen Ratsinformationssystems RIS. Inhaltliche Vorgaben, Druck, Verkauf und Versand der meisten Unterlagen erfolgen durch andere Dienststellen der Staatskanzlei.

Wie in jeder Dienststelle der Staatskanzlei, fallen bei der Leiterin zusätzliche Führungs- und Personalunterlagen an, die nur von ihr aufbewahrt werden.
Parallelüberlieferungen:- Protokolle der Regierung des Kantons St.Gallen (RRB), gebunden als Buchbände:
Das Gesamþrotokoll wird als Buchbände in einer einzigen Serie nur im Staatsarchiv aufbewahrt. Auszüge der einzelnen Beschlüsse und weitere Unterlagen aus der Vorbereitung der Geschäfte und dem Vollzug der Beschlüsse finden sich in den Unterlagen des Kantonsrates sowie der geschäftsführenden Departemente und Dienststellen.

- Tagesordner (TO) mit Ablage aller Korrespondenz:
Die Korrespondenz ist bei der geschäftsführenden Stelle abgelegt. Diese Unterlagenserie sollte aus Dienststellensicht aufgrund der angestrebten sorgfältigen Aktenführung nicht weitergeführt und kassiert werden.

- Delegationen der Regierung, Einladungsschreiben und Antwort:
Das Original der Einladung und eine Kopie der Antwort geht an das delegierte Regierungsmitglied, eine Kopie der Einladung und des Antwortschreibens der Regierung wird im Sekretariat abgelegt.
Comments:Archivinterne Ablage der archivwürdigen Unterlagen der Regierung: Siehe unter der Abteilung Archiv der Regierung (ARR)
 

Bewertung

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion:Formal hat das Sekretariat der Staatskanzlei als eine Art Anlaufstelle, Drehscheibe und Schreibbüro eine wichtige Funktion für die ganze Staatsverwaltung. Inhaltlich und aus Archivsicht sind die Unterlagen der
geschäftsführenden Stellen der Staatskanzlei und der übrigen Staatsverwaltung zentraler. Sehr wichtig ist das Sekretariat für die Ausfertigung des Gesamtprotokolls der Sitzungen der Regierung und der einzelnen Beschlüsse sowie die Erstellung der zugehörigen Findmittel und die Ablage der Akten der Regierung.
Historische Kriterien:- Protokoll der Regierung des Kantons St.Gallen (RRB):
Gemäss Verfassung des Kantons St.Gallen vom 10. Juni 2001, in Vollzug ab 1 . Januar 2003, ìst die Regierung die ausführende (exekutive) Behörde des Staates. Das Protokoll ist daher von herausragender Bedeutung, ebenso die zugehörigen Findmittel.

- Akten der Regierung mit Manuskripte Protokollauszüge (PA) RRB und weiteren Unterlagen:
Die Manuskripte Protokollauszüge (PA) belegen die Authentizität der als Buchbände gebundenen Verhandlungsprotokolle und sind eine gute Veranschaulichung der vorangehenden Geschäftsbearbeitung, ähnlich wie bei den Manuskripten der parlamentarischen Vorstösse im Archiv Kantonsrat. Die ergänzenden Unterlagen in den Akten der Regierung erweitern die Grundlagen der historischen Forschung und gewährleisten die Nachvollziehbarkeit der Beschlüsse.

- Delegationen der Regierung, Einladungsschreiben und Antwort, Termine der Regierung:
Die Einladungsschreiben und Antworten der Regierung sowie die Termine der Regierung (mit Kalender Microsoft Office (Outlook), Terminkalender der Regierung, Terminplanung / Regierungssitzung) belegen die vielfältigen Beziehungen zwischen zivilgesellschaftlicher und staatlicher Ebene. Nachweise intensiverer Beziehungen im Einzelnen finden sich allenfalls in den Unterlagen der delegierten Regierungsmitglieder.

- Anlässe von Regierung und Kantonsrat (Empfänge, Tagungen, Feiern, Besuche von Würdenträgern, Bundesratsfeiern usw.), Protokollarisches (unter anderem Abläufe, Glückwunsch- und Dankesschreiben zu diversen Anlässen wie Rücktritt, Ruhestand, Geburtstag, Auszeichnung):
Diese Unterlagen stellen eine wertvolle Quelle zur Illustration von historischen Arbeiten über Personen und Ereignisse im Kanton dar.
Rechtliche Kriterien:- Rechnungsunterlagen:
10 Jahre (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrechts, SR 220, und der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung, SR 221.431)

- Personaldossiers:
10 Jahre (in Anlehnung an die Verjährungsfristen nach Art. 24 der Besoldungsverordnung, sGS 143.2, in Verbindung mit Art. 129 bis 142 OR).
Vereinbarung:Archivierungsvereinbarung vom 14. Januar 2008 (Auszug):

- Bücher Protokoll der Regierung des Kantons St.Gallen (mit Originalunterschriften und -stempeln): Dauernde Aufbewahrung
- Ordner Protokoll der Regierung des Kantons St.Gallen: Kassation
- Akten der Regierung mit Manuskripte Protokollauszüge (PA) RRB 2002- und weiteren Unterlagen (vollständig gemäss Nachweisen im Ratsinformationssystem RIS): Dauernde Aufbewahrung
- Listen Inhaltsverzeichnisse RRB 1967-: Dauernde Aufbewahrung
- Karteikarten Inhaltsverzeichnisse RRB 1970-1987: Dauernde Aufbewahrung
- Manuskripte Beratungsunterlagen des Kantonsrates: Kassation
- Protokoll des Kantonsrates, Anweisungen laufende Akten zum Protokoll: Kassation
- Dossiers über Präsidium und ständige Kommissionen des Kantonsrates: Kassation
- Dossiers über vorberatende Kommissionen: Kassation
- Wahlblätter Ersatzwahlen ständige Kommissionen des Kantonsrates: Kassation
- Wahlblätter Erneuerungswahlen ständige Kommissionen des Kantonsrates: Kassation
- Wahlblätter Erneuerungswahlen Gerichte der Rechtspflegekommission des Kantonsrates: Kassation
- Termine der Regierung, Jahresausdrucke von: Kalender Microsoft Office (Outlook), Terminkalender der Regierung, Terminplanung / Regierungssitzung: Kassation
- Delegationen der Regierung, Einladungsschreiben und Antwort: Dauernde Aufbewahrung
- Dossier über wiederkehrende Arbeitstreffen und Anlässe der Regierung: Dauernde Aufbewahrung
- Anlässe von Regierung und Kantonsrat (Empfänge, Tagungen, Feiern, Besuche von Würdenträgern, Bundesratsfeiern usw.): Dauernde Aufbewahrung
- Protokollarisches (unter anderem Abläufe, Glückwunsch- und Dankesschreiben zu diversen Anlässen): Dauernde Aufbewahrung
- Funeralien (Beileidschreiben usw; ohne st.gallische Würdenträger): Dauernde Aufbewahrung
- Dossier über Generalsekretäre-Konferenz (GSK): Kassation
- Dossier über Pfalzgespräche: Kassation
- Dossier über Bundeskader: Dauernde Aufbewahrung
- Dossier über st.gallische Bundesparlamentarier: Kassation
- Tagesordner (TO) mit Ablage aller Korrespondenz: Kassation
- Rechtskraftbescheinigungen: Kassation
- Interne Listen Mitarbeitende der Staatskanzlei: Kassation
- Protokolle Team-Sitzungen, Leitende der Dienststellen Staatskanzlei: Kassation
- Akten und Unterlagen aus der Leitung der Dienststelle: Kassation
 

Related units of description

Related units of description:siehe auch:
AGRa Pertinenzbestand I: Unterlagen ab 1931, 1931-2008 (Abteilung)
 

Usage

End of term of protection:2/13/2031
Permission required:Staatsarchiv
Physical Usability:Uneingeschränkt
Accessibility:Archivmitarbeiter/-innen
 

URL for this unit of description

URL:http://scope.staatsarchiv.sg.ch/detail.aspx?ID=102174
 
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