Staatssekretär, keine Angabe (Fonds)

Archive plan context

 
Title:Staatssekretär
 

Identification area

Abbreviations:SK-St
 

Area of information

Period of Existence:from 1803
Creation date(s):No information given
Geographical information:Regierungsgebäude, 9001 St.Gallen
Rechtsform:Verwaltungseinheit
Rechtsgrundlagen:Rechtsgrundlagen (Stand 2006):
Für den Staatssekretär und die Staatskanzlei sind folgende Normen von zentraler Bedeutung:
- Art. 56 Bst. a, Art. 59 Abs. 1 Bst. d und Art. 64 Bst. d KV;
- Art. 13, 20, 32, 33 sowie 34 und 35 Abs. 1 Bst. a Staatsverwaltungsgesetz (StVG);
- Art. 43, 44 und 46 Kantonsratsreglement (KRR; sGS131.11);
- Art. 34 und 35 des Geschäftsreglementes der Regierung und der Staatskanzlei (sGS 141.3; abgekürzt GeschR);
- Art. 7 Abs. 2, Art. 14 sowie Art. 16 Abs. 3, Art. 22 und Art. 26 der Geschäftsordnung der Regierung (sGS 141.2; abgekürzt GeschO).

Speziell erwähnenswert für den Staatssekretär sind:
- Art. 43 f. KRR
- Art. 20 StVG
(Amts-)Leitung:Staatssekretäre seit 1803 (Name/Bürgerort):
1803 - 1822: Johann Jakob Zollikofer, von St.Gallen
1822 - 1826: Franz Anton Ledergerw, von Wil
1826 - 1831: Gallus Jakob Baumgartner, von Altstätten
1831 - 1835: Joseph Franz Bernold, von Walenstadt
1835 - 1838: Johann Matthias Hungerbühler, von Wittenbach
1838 - 1849: Georg Peter Friedrich Steiger, von Flawil
1849 - 1851: Felix Helbling, von Rapperswil
1851 - 1859: Johann Jakob Zingg, von Kaltbrunn
1859 - 1861: Johann Jakob Bösch, von Wattwil
1861 - 1879: Johann Jakob Zingg, von Kaltbrunn
1879 - 1888: Josef Anton Friedrich (Robert) Hoffmann, von Rorschach
1888 - 1923: Othmar Johann Müller, von Wil
1923 - 1951: Hans Gmür, von Amden
1951 - 1960: Albert Scherrer, von Mosnang
1960 - 1980: Hans Stadler, von Kirchberg
1980 - 1999: Dieter J. Niedermann, von St.Gallen und Steinach
2000 - 2008: Martin Gehrer, von St.Gallen
2009- : Canisius Braun
Behördengeschichte:Der Staatssekretär wurde bis 1815 Kanzleidirektor, danach bis 1994 Staatsschreiber genannt. Gewählt wurde er 1803-1831 vom Kleinen Rat (Regierungsrat), seither vom Grossen Rat (Kantonsrat) und zwar - seit 2003 - auf Vorschlag der Regierung.

Von 1803 - 1851 gab es zusätzlich noch einen "Ratsschreiber", von 1817 an meistens "2. Staatsschreiber" genannt. Dieser war Protokollführer des Kleinen Rates, daneben Sekretär der Polizei- und Justizkommission, bis 1831 auch Pressezensor. Seit 1851 gibt es nurmehr einen Staatsschreiber.
Range of activity:Der Staatssekretär ist Leiter der Staatskanzlei und wird auf Antrag der Regierung vom Kantonsrat auf eine Amtsdauer von vier Jahren gewählt.

Der Grundauftrag des Staatssekretärs umfasst - ausgehend von Art. 20 Abs. 1 StVG und Art. 46 des Kantonsratsreglementes (sGS 131.11; abgekürzt KRR) - im Wesentlichen folgende Aufgaben: Der Staatssekretär:
- leitet den Geschäftsverkehr der Regierung, nimmt an ihren Verhandlungen teil und ist für die Protokollführung verantwortlich;
- stellt der Regierung Antrag über Geschäfte im Aufgabenbereich der Staatskanzlei und vertritt deren Beschlüsse darüber im Kantonsrat;
- sorgt für die Öffentlichkeitsarbeit.

Als Leiter der Parlamentsdienste steht der Staatssekretär dem Kantonsrat unmittelbar zur Verfügung. Er nimmt an den Sitzungen des Kantonsrates und - mit beratender Stimme - des Präsidiums teil und steht dem Präsidenten oder der Präsidentin in der Amtsführung zur Seite. Er kann sich im Kantonsrat in Angelegenheiten der Staatskanzlei an der Diskussion beteiligen. Der Staatssekretär ist für die Aufgabenerfüllung der Staatskanzlei zu Gunsten des Kantonsrates verantwortlich, d.h. insbesondere für die Ausfertigung und die Zustellung der Protokolle und Beschlüsse des Kantonsrates, die Information der Medien, die Zustellung der Beratungsunterlagen, die Vermittlung von Unterlagen, die der Dokumentation dienen, sowie für Rechtsauskünfte an Kommissionen und Ratsmitglieder.

Der Staatssekretär und die Staatskanzlei als Dienststelle sind somit im Kanton St.Gallen in einer Doppelfunktion sowohl Stabsstelle der Regierung als auch des Parlamentes. Dieses Kooperationsmodell - eines von zwei möglichen Modellen, die in den schweizerischen Kantonen vertreten sind - ist im Kanton St.Gallen besonders ausgeprägt.

Als besondere Aufgaben des Staatssekretärs sind namentlich zu nennen:
- Repräsentation der Staatskanzlei nach aussen;
- Finanzen: Budgetverantwortung für die Staatskanzlei (in Zusammenarbeit mit den Dienststellenleitungen; Dossier beim Staatssekretär);
- Informatik: Staatskanzlei-interne Informatikplanung (in Zusammenarbeit mit den Dienststellenleitungen; Dossier beim Staatssekretär);
- Personal: Leitung der Staatskanzlei, Führung der Personaldossiers der Dienststellenleiter und -leiterinnen;
- Vorsitz der Generalsekretäre-Konferenz (GSK).

Historisch betrachtet hat sich der Schwerpunkt des Aufgabenprofils des Staatssekretärs in den letzten Jahrzehnten stark verschoben. Wirkte er bis weit in die Hälfte des 20. Jahrhunderts hinein primär als "juristisches Gewissen" des Staates, stehen heute betriebswirtschaftliche und projektorganisatorische Aufgaben im Zentrum. In jüngster Zeit haben das politische Bewusstsein
für die Schnittstellenfunktion der Staatskanzlei zwischen Regierung und Parlament und das dort anzustrebende Gleichgewicht, damit indirekt auch die Stellung des Staatssekretärs an Bedeutung gewonnen.
Administrative structures:Stand Januar 2008:
Die Leitung der Staatskanzlei besteht aus dem Staatssekretär selber sowie aus seiner persönlichen Sekretärin; als solche ist die Leiterin der Dienststelle Sekretariat tätig (derzeit: Nadja Stricker). Dem Staatssekretär ist im Weiteren ein Stabsmitarbeiter (heute als Stabsmitarbeiter mbA bezeichnet) unterstellt. Bis vor wenigen Jahren nahm Lucas Keel diese Funktion wahr. Dessen Nachfolger (Gallus Rieger) wurde dann als Leiter einer eigenständigen Dienststelle (Führungsunterstützung) eingesetzt und erfüllte als solcher - wie der seit Februar 2007 tätige Stabsmitarbeiter mbA (derzeit: Markus Bucheli) einige wenige Stabsaufgaben für den Staatssekretär. Der Stabsmitarbeiter mbA widmet sich prioritär der Legistik (Rechtsetzungsauf-gaben zu Gunsten von Staatskanzlei und auftragserteilenden Departementen).
Parallelüberlieferungen:Dienststellen der Staatskanzlei:
Sehr intensive Kontakte pflegt der Staatssekretär bei allen Geschäften und Prozessen der einzelnen Dienststellen innerhalb der Staatskanzlei. Dies gilt im Zusammenhang mit Regierungs- und Kantonsratsgeschäften insbesondere für das "Sekretariat" (Leiterin: persönliches Sekretariat des Staatssekretärs), den "Rechtsdienst" (Leiter: Vizestaatssekretär) sowie die "Kommunikation", im Zusammenhang mit Projekten auch für die "Führungsunterstützung" (der Leiter ist "Stabsmitarbeiter des/r Regierungspräsidenten/in"; vgl. oben unter "Tätigkeitsbereich"). Als Folge dieser engen Zusammenarbeit unterhält der Staatssekretär in sehr vielen Geschäften, bei denen Federführung und Dossierverantwortung beim jeweiligen Dienststellenleiter bzw. der jeweiligen Dienststellenleiterin liegen, zusätzlich ein persönliches Paralleldossier ("Handakten"). Diese Paralleldossiers machen mengenmässig einen erheblichen Teil der Hängeregistratur des Staatssekretärs aus. Dossiers mit Federführung des Staatssekretärs sind v.a. im Bereich der regierungs- und parlamentsbezogenen Geschäfte zu erwarten.

Amtsdruckschriften:
Die Tätigkeit des Staatssekretärs fliesst ein in den jährlichen "Amtsbericht der Regierung" (Abschnitt Staatskanzlei).

Weitere Unterlagen zur Funktion des Staatssekretärs bzw. zur Staatskanzlei:
- Intranet/Internet-Auftritt der Staatskanzlei
- Dominique Haenni: Staatskanzlei des Kantons St.Gallen. Eine Untersuchung über Organisation und Arbeitsweise (im Auftrag der SK). Ungedrucktes Manuskript, Carouge 1991 (frz./dt. Version).
- Festschriften/Publikationen: Es sind keinerlei derartigen Schriften von grösserer Bedeutung bekannt.
- Abschiedsreferat Dieter J. Niedermann vom 29. September 1999 im Kantonsrat, ProtKR 1996/2000, Nr. 534/4 ff.
- Botschaft und Verfassungsentwurf der Verfassungskommission vom 17. Dezember 1999, ABl 2000, 165 ff., 326, und dort erwähnte Dokumente zur Revision der Kantonsverfassung.
- Botschaft und Entwurf des Regierung vom 9. März 1993 zum Staatsverwaltungsgesetz (ABl 1993, 758 ff., 769 ff., und ProtKR 1992/96, Nr. 464/3 (Wechsel in der Bezeichnung von "Staatsschreiber" auf "Staatssekretär").
 

Bewertung

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion:Die Funktionen des Staatssekretärs sind zweifellos von erstrangiger Bedeutung innerhalb der Staatsverwaltung. Dies ergibt sich allein schon aus der Stabsfunktion, die er (als Person bzw. zusammen mit den Dienststellen der Staatskanzlei) zu Gunsten von Parlament und Regierung wahrnimmt. Wesentliche Bedeutung kommt ihm auch durch die Koordinationsrolle zu, die er vielfach bei behörden- und departementsübergreifenden Projekten im Kanton innehat.
Historische Kriterien:Angesichts der Schlüsselstellung, welche der Staatssekretär an der Schnittstelle zwischen Parlament, Regierung und Verwaltung innehat, kommt den von ihm produzierten Unterlagen auch für die historische Forschung und Wissenschaft generell eine potentiell erhebliche Bedeutung zu. Dies gilt speziell für:
- Aufzeichnungen aus den Regierungssitzungen: Diese Unterlagen tragen in einer einzigartigen Art und Weise zur Dokumentation der Entscheidungsfindung innerhalb der Regierung bei, indem sie Argumente oder Änderungsvorschläge in einer Art und Weise nachweisen, wie dies in der gesamten staatlichen Überlieferung sonst nirgendwo der Fall ist, oder auch indem sie Hinweise auf Aussprachen liefern, die nicht zu Beschlüssen führen. In Einzelfällen können diese Aufzeichnungen somit einen entscheidenden Beitrag zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns leisten.
- Projektdossiers mit Federführung des Staatssekretärs: Wenn bei Projekten der Staatssekretär mit der Federführung betraut wurde, so ist davon auszugehen, dass es sich hierbei um Vorhaben von erheblicher Tragweite für die Verwaltung und den Staat als Ganzes handelt, welche somit auch von entsprechendem Interesse für Öffentlichkeit und Forschung sind.
Rechtliche Kriterien:(Explizite) rechtliche oder administrative Aufbewahrungspflichten und -fristen:
- Rechnungsunterlagen: 10 Jahre (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrechts, SR 220, und der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung, SR 221.431)
- Personaldossiers: 10 Jahre (in Anlehnung an die Verjährungsfristen nach Art. 24 der Besoldungsverordnung, sGS 143.2, in Verbindung mit Art. 129 bis 142 OR)
- Aufzeichnungen über die Verhandlungen der Regierung: Die von der Regierung erlassene Weisung, wonach jeweils auf den 30. Juni jeden Jahres die Aufzeichnungen des vorangegangenen Kalenderjahres unwiederbringlich zu vernichten sind (RRB 2001/135), wird im Wesentlichen damit begründet, dass die Aufzeichnungen nicht als Protokoll gelten und keine Rechtskraft in dem Sinn aufweisen, dass sie nach aussen verbindliche Rechtsfolgen begründen würden. Auch stellen sie keine förmliche Grundlage für ein regierungsrätliches Handeln dar.
- Persönliche Aufzeichnungen des Staatssekretärs von den Sitzungen der Regierung: Diese Art von Aufzeichnungen (Handnotizen) aus den Regierungssitzungen gelten als vertraulich; sie sind zum persönlichen Gebrauch bestimmt, weshalb der Staatssekretär befugt ist, nach eigenem Ermessen über die Aufbewahrung oder die Vernichtung zu entscheiden.

Bei den beiden letztgenannten Unterlagentypen besteht somit ein offensichtlicher Gegensatz zwischen den Interessen der historischen Forschung nach Aufbewahrung (vgl. "historische Kriterien) und den Bedürfnissen der Regierung nach Vernichtung der Unterlagen.
Vereinbarung:ARCHIVIERUNGSVEREINBARUNG VOM 14. JANUAR 2008 (Auszug)

- Aufzeichnungen aus den Regierungssitzungen: jährlich per 30. Juni. (In diesem Fall besteht allerdings ein offensichtlicher Gegensatz zwischen den Interessen des Staatsarchivs und der historischen Forschung einerseits und den Bedürfnissen der Regierung andererseits (vgl. oben).
- Persönliche Handnotizen des Staatssekretärs zu den Regierungssitzungen: Kassation bzw. weitere Aufbewahrung gemäss Ermessensentscheid des Staatssekretärs
- Geschäfts- und Dokumentationsdossiers mit Federführung des Staatssekretärs: Anbietepflicht gegenüber dem Staatsarchiv zur differenzierten Beurteilung
- Dossiers, bei denen die Federführung bei anderen Dienststellen der Staatskanzlei oder der Staatsverwaltung liegt: Aufbewahrung nach Ermessen der Dienststelle
- Historische Handexemplare von st.gallischen Amtsdruckschriften (einschliesslich Gesetzessammlung), Fest- und Jubiläumsschriften (Sammlung des Staatssekretärs): Anbietepflicht gegenüber dem Staatsarchiv zur differenzierten Beurteilung
- Akten und Unterlagen aus der Leitung der Staatskanzlei: Anbietepflicht gegenüber dem Staatsarchiv zur differenzierten Beurteilung
 

Usage

Permission required:Staatsarchiv
Physical Usability:Uneingeschränkt
Accessibility:Archivmitarbeiter/-innen
 

URL for this unit of description

URL:http://scope.staatsarchiv.sg.ch/detail.aspx?ID=102172
 
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